asello Software

Alles zum Thema asello, zur verwendeten Software und zur Datensicherheit

Welche Art von Software ist asello?
asello ist eine Webanwendung (läuft im Browser), eine APP (iOS, Android) und gleichzeitig eine Anwendung für Windows und MAC. asello ist mit modernster Technologie und modernsten Werkzeugen entwickelt (Azure SQL, ASP.NET Rest Service, Angular.js) und wird laufend getestet und weiterentwickelt.

Cloud? SQL? Azure? Was ist das?
Unter Cloud Computing wird das Speichern von Daten in entfernten Rechenzentren verstanden. Das bedeutet, alle Daten von asello sind in einem Rechenzentrum gespeichert. Wir nutzen das Service von Microsoft (Azure). Die Rechenzentren sind in Europa (Irland, Niederlande), erfüllen höchste Sicherheitsstandards und garantieren sehr hohe Verfügbarkeit (99,9%).
SQL ist die Bezeichung der Datenbank. asello speichert alle Daten in Azure SQL. Performance und Speicher werden dynamisch an die aktuellen Anforderungen angepasst. Damit ist gleichbleibend hohe Performance garantiert.

Wie sicher ist eine Cloud-Lösung?
Cloud-Lösungen (wie Microsoft Azure bei asello) erfüllen höchste Sicherheitsstandards (ISO/IEC 27018) in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Compliance. Die Rechenzentren werden permanent überwacht. Alle Daten werden laufend gesichert.

Werden meine Daten verschlüsselt übertragen?
Ja, die Datenübertragung in asello (von Ihrem PC, Tablet, Smartphone) ist immer verschlüsselt (SSL bzw. TSL).

Werden meine Daten automatisch gesichert (gesetzeskonform)?
asello sichert Ihre Daten automatisch und laufend. Sie sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Daten einmal pro Quartal auf einen nicht-veränderbaren Datenträger zu speichern (CD, DVD) und diese aufzubewahren (7 Jahre). Die gesetzlich vorgeschriebenen Daten können Sie auf Mausklick speichern. Einzige Pflicht, die bei Ihnen bleibt, ist das Brennen der CD/DVD.
Wir werden Ihnen im Laufe des nächsten Jahres einen Erweiterung anbieten, die das für Sie automatisch übernehmen wird (eTresor).

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Sie können asello monatlich kündigen (Jahresabo nach Ablauf der Laufzeit). Wir löschen Ihre Daten 4 Wochen nach Kündigung. Bis dahin können Sie alles sichern. Auf Wunsch senden wir Ihnen einen Datenträger mit allen Ihren Daten (Datenpauschale 75 € exkl. MwSt.)

Haben andere Zugriff auf meine Daten?
Nein. Jeder asello-Kunde hat nur Zugriff auf seine eigenen Daten. Wir kennen nicht einmal Ihr Passwort, da es verschlüsselt in der Datenbank gespeichert wird. Wir garantieren auch, dass niemand Ihre Daten nachträglich verändern kann. Das ist schon alleine aus den gesetzlichen Vorgaben notwendig.
Aber auch Sie haben keine Möglichkeit, eine Rechnung nachträglich zu verändern. Sobald sie gedruckt ist, kann sie nicht mehr verändert werden. Sie kann nur mehr storniert werden.

Gibt es eine asello-APP? Für iPhone, Android, Windows?
asello-APPs gibt es aktuell für iOS (iPhone, iPad …), Android (Tablets, Smartphones), als Windows-Desktop-Anwendung und als MacOS-Anwendung. Die Downloads finden Sie hier: release.asello.at/

Brauche ich eine permanente Internetverbindung?
Eine stabile, schnelle Internetverbindung ist ideal. asello nutzt den Speicher Ihres Computers für eine intelligente Art der Zwischenspeicherung. Damit ist ein Ausfall des Internets für kurze Zeit kein Problem. Sie können Ihre Rechnungen ohne Unterbrechung erstellen und drucken.

Wird asello langsamer, wenn ich viele Produkte, Kunden anlege?
Nein. Die Anzahl an Produkten und Kunden hat keine signifikante Auswirkung auf die Geschwindigkeit von asello. Das Datenmodell und das Softwarekonzept sind so aufgebaut, dass die Datenübertragung über das Internet minimiert ist.

Gibt es Updates? Wird asello weiterentwickelt?
Updates werden ohne Mehrkosten für Sie und automatisch installiert. Wir planen asello Schritt für Schritt mit einer Vielzahl an nützlichen Funktionen zu erweitern.

Gibt es eine Schulung?
Ja, die Installationspauschale (ab 199 € exkl. MwSt.) umfasst eine Basis-Schulung zu asello. Weiters wird die Online-Hilfe laufend erweitert und als PDF bereit gestellt. Schritt-für-Schritt-Anleitungen ergänzen unsere Unterlagen. Wir unterstützen Sie kostenlos, per E-Mail-Support und über unsere gebührenpflichtige Hotline. Sie können aber auch eine individuelle Schulung zum Stundensatz von 70 € (exkl. MwSt.) bei uns kaufen.

Wenn ich das Jahrespaket wähle, kann ich dann auch auf monatlich umsteigen oder umgekehrt?
Ja, Sie können jederzeit umsteigen. Wenn Sie auf ein kleineres Paket umsteigen verlängert sich die Laufzeit bzw. bei Upgrade ist die entsprechende Aufzahlung zu zahlen.

Kann ich die Ersteinrichtung auch selber machen?
Die Software können Sie sehr einfach selbst einrichten. Dazu gibt’s eine Anleitung. Wenn Sie mehrere Drucker verwenden wollen (insbesonders einen Bondrucker) kann es je nach Variante etwas trickreich werden (gerade WLAN/LAN-Bondrucker erfordern etwas Erfahrung). Im Allgemeinen empfehlen wir, wenn Sie unsicher sind, die Vor-Ort-Installation. Damit wird alles eingerichtet und Sie bekommen eine grundlegende Einschulung.

Wie steht’s um die Datensicherung (7 Jahre-Aufbewahrung)?
Wir speichern alle Daten, solange Sie Kunde von uns sind (inkl. Backups). Sie haben die Pflicht, Ihre Daten einmal pro Quartal auf unveränderbaren Datenträger zu speichern (CD, DVD). Alternativ werden wir im Laufe des Jahres eine Service mit den Namen eTresor anbieten (wird ca. 5 Euro/Monat kosten).

Drucker, Bondrucker, Bonierterminals

Alles rund um das Thema Hardware: Antworten, Empfehlungen … PC, Tablet, Smartphone … Drucker, Bondrucker

Welche Hardware wird von asello unterstützt?
Einfach gesagt, jede Art von Hardware: PC, Mac, Tablet, Smartphone (APP für iOS & Android).  Wir stellen Ihnen mit asello ein zukunftsfähiges Werkzeug bereit. Einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang und ein moderner Browser.
Im günstigsten Fall verwenden Sie Ihren bestehenden PC und Ihren Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Gleiches gilt für Tablets und Smartphones. die asello-APP für Apple und Android gibt es in den jeweiligen App-Stores zum Download.

Was muss installiert sein, damit asello funktioniert?
PC: Windows ab Version 7 ein aktueller Browser (Empfehlung Google Chrome). Die aktuellen Versionen gibt es gratis zum Downloaden. Acrobat Reader (gratis) und ein Standarddrucker mit Windows-Druckertreiber
MAC Book, iMAC: Safari in der aktuellen Version, Drucker plus Acrobat Reader
Apple iPhone, iPad: die asello-APP in der aktuellen Version, Bluetooth- oder WLAN-Bonddrucker
Android (Tablet, Smartphones): die Android-APP oder Android ab Version 4.4., Bluetooth- oder WLAN-Bondrucker

Welche Drucker werden unterstützt?
Bei der Druckerunterstützung gibt es verschiedene Wege:

  1. Drucker, die direkt verbunden sind (USB, LPT, Netzwerk), egal ob Bon-, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Diese Drucker sind mittels Druckertreiber installiert und werden zu 100 Prozent unterstützt von asello. Sie bekommen eine Druckvorschau, wählen den gewünschten Drucker und starten den Druck der Rechnung (Gewschwindigkeit entspricht in etwa dem Druck eines Word-Dokuments inkl. Vorschau).
  2. Bondrucker für hohe Frequenz: diese Drucker werden direkt angesprochen (WLAN oder Bluetooth) und drucken die Rechnung ohne Vorschau. Aktuell unterstützen wir Modelle von EPSON und Star.
  3. Drucken via AirPrint, Google Cloud Print … In diesem Fall wird die Druckfunktion durch eine App bereit gestellt. Wenn Sie damit drucken können, funktioniert das Drucken auch in asello.

Gibt es Drucker-Empfehlungen? Kann ich den Drucker selbst kaufen?
Ja, es gibt Empfehlungen und Sie können sich einen passenden Drucker selbst anschaffen.

Gibt es einen Servicetechniker, der mir hilft bei der Installation?
Wir bieten Ihnen ein Installationsservice. Zum Preis von 199 € für asello BASIC/299 € für asello PROFESSIONAL und 399 € für asello PREMIUM  (exkl. MwSt.) installiert ein Techniker bei Ihnen vor Ort asello. Darin enthalten sind eine Basis-Einschulung und die Garantie, dass asello bei Ihnen funktionieren wird.

Kann ich die Hardware gleich mitkaufen?
Natürlich, einfach im Webshop die gewünschten Produkte auswählen. Wenn Sie die Installationspauschale mitkaufen, wird alles nach Terminvereinbarung geliefert und vor Ort in Betrieb genommen.

Welche Internet-Geschwindigkeit brauche ich?
asello stellt keine besonders hohen Anforderungen an die Datenübertragungsrate. Wenn Videos bei Ihnen im Internet flüssig laufen, reicht die Performance auf jeden Fall aus.
Die Art der Internetverbindung (Mobil, Festnetz, Funk …) ist nicht von Bedeutung.

Welche Garantie gibt es bei der Hardware?
Sie haben die gleiche Hardware-Garantie wie bei einem Elektromarkt. Wir verkaufen die Produkte. Sollte einmal etwas defekt sein, sind wir bemüht, Ihnen schnellen Ersatz bereit zu stellen. Die Reparatur erfolgt über das Servicenetz des jeweiligen Herstellers.

Smartphone, mobiles Internet und WLAN-Drucker, geht das?
Sie können mit Ihrem Smartphone nur eine Netzwerkverbindung aufbauen. WLAN und gleichzeitiges Internet sind zwei Verbindungen. Das geht leider nicht. In diesem Fall müssten Sie Ihren Drucker über Bluetooth oder AirPrint ansprechen oder die Rechnungen ganz einfach per E-Mail versenden.

Handheld oder Tablet – Vor/Nachteile
Ob Handheld oder Tablet ist eine Geschmacksfrage (Größe des Displays vs. Handlichkeit). Mit der asello APP und den Bluetooth Bondruckern aus unserem Shop haben Sie eine perfekte Lösung. Anmerkung dazu: Wenn Ihre Kunden eine E-Mail-Adresse haben, können Sie die Rechnungen per Mail versenden und brauchen gar keinen Drucker.

Kann ich die Einrichtung am Laptop erledigen und dann vom Handheld Rechnung senden bzw. drucken?
Ja natürlich. Das System wird einmal eingerichtet und kann dann mit den entsprechenden Login von Laptop bzw. Tablet aber auch Smartphone bedient werden. So ferne Sie Rechnung per Mail versenden, brauchen Sie auch keinen Drucker.

Die Rollen für die Bon-Drucker, wo bekomme ich diese?
Rollen für Bondrucker sind bei jedem PAGRO, Libro, … oder im Internet bei Amazon … natürlich auch in unserem Webshop.

Rechtliche Vorgaben Registrierkasse

asello wurde ursprünglich als Registrierkassensystem entwickelt. Heute ist asello ein vollwertiges Kassensystem, erfüllt aber natürlich alle Vorgaben der Registrierkassenpflicht. Im Folgende einige der wichtigsten gesetzliche Vorgaben zur Registrierkassenpflich.

Was bedeutet Registrierkassenpflicht?
Registrierkassenpflicht bedeutet, dass alle Bareinnahmen einzeln erfasst werden müssen. Die Erfassung muss mit einer elektronischen Registrierkasse, einem Kassensystem oder sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystemen erfolgen. Mit der vollständigen und einzelnen Erfassung ist es jederzeit möglich, den aktuellen Kassenstand zu ermitteln.

Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?
Die Registrierkassenpflicht gilt für alle Unternehmen mit mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz, sofern die Barumsätze 7.500 Euro überschreiten (Barumsatz = Bargeld plus Zahlungen per Kreditkarte, Bankomat und vergleichbare elektronische Zahlungsformen plus Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und Ähnliches). Darunter fallen alle Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, selbstständiger Arbeit und Gewerbebetrieb.

Ab wann gilt (endet) die Registrierkassenpflicht?
Die Registrierkassenpflicht gilt generell seit 1.1.2016. Die Pflicht beginnt 3 Monate nach Überschreiten der Barumsatzgrenze von 7.500 Euro (Jahr = Kalenderjahr).
Wird die Grenze von 7.500 Euro in einem Folgejahr unterschritten und ist absehbar, dass die Grenzen auch zukünftig nicht überschritten werden, so endet die Pflicht im nächstfolgenden Kalenderjahr.

Welche Strafen sieht das Gesetz bei Nichteinhaltung vor?
Wer seit 1.1.2016 keine Registrierkasse nutzt, begeht eine
Finanzordnungswidrigkeit (FinStrG, Strafrahmen bis 5.000 Euro).
Übergangsregelung, siehe vorne.
Achtung! Wer keine Registrierkasse führt, sollte zumindest in der Lage sein, die sachliche Richtigkeit seiner Aufzeichnungen und Bücher beweisen zu können.
Andernfalls droht der Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der geführten Bücher und Aufzeichnungen
(§ 163 BAO). Was wiederum zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde führen kann (§ 184 BAO).

Welche Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht gibt es?
Die wichtigste Ausnahme ist die sogenannte „Kalte-Hände-Regelung“. Für die Gruppen von Unternehmen, die ihre Umsätze im Freien erzielen, gilt die Registrierkassenpflicht erst ab einem Jahresumsatz von 30.000 Euro. Darunter fallen beispielsweise Maronibrater, Christbaumverkäufer … Die genaue gesetzliche Definition lautet: auf öffentlichen Straßen oder auf Plätzen ohne feste Verbindung zu einem Gebäude (fest umschlossene Räumlichkeit).
Weitere Ausnahmen betreffen Onlineshops, Fahrausweise, Automaten (bis 20 Euro Einzelumsatz) und Vereine (kleine Feuerwehrfeste).

Was ist die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)?
Die RKSV regelt die technischen Details der Signatur von Belegen und der Registrierung Ihrer Registrierkasse bei FinanzOnline. Diese Verordnung tritt mit 1.1.2017 in Kraft. Sinn der Verordnung ist es, eine Manipulation von Barumsätzen technisch unmöglich zu machen.
Was bedeutet Belegerteilungspflicht?
Die Belegerteilungspflicht bedeutet, dass Sie jedem Kunden einen Beleg übergeben müssen. Das kann in gedruckter Form erfolgen (A4 oder Bondrucker), aber auch in elektronischer Form (E-Mail, PDF, Downloadlink, XML). Ihre Kunden müssen den Beleg annehmen und bis vor die Tür mitnehmen. Bei elektronischer Übermittlung muss der Beleg in den Verfügungsbereich Ihres Kunden gelangen – sprich, das E-Mail versendet werden.
Achtung! Wenn Sie Ihren Kunden keinen Beleg geben, sind Strafen bis maximal 5.000 Euro im Gesetz vorgesehen.

Wie müssen meine Produkte auf dem Beleg (der Rechnung) bezeichnet werden (handelsübliche Bezeichnung)?
Wie genau Sie Ihre Produkte auf dem Beleg bezeichnen müssen, ist in zwei verschiedenen Gesetzen geregelt. Eines der beiden hat eher den Konsumenten im Sinn (BAO), das andere die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer). Die Vorgaben weichen ein wenig voneinander ab. Sie sind auf jeden Fall auf der sicheren Seite, wenn Sie die genaueren Vorgaben im Sinne des Umsatzsteuergesetzes beachten. Vor allem auch deshalb, weil Ihre Kunden eine Rechnung verlangen können, die den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entspricht.

Welche Mehrwertsteuer muss ich ausweisen?
In Österreich gilt grundsätzlich ein Mehrwertsteuersatz von 20 Prozent. Dazu gibt es zwei ermäßigte Steuersätze: 10 Prozent und 13 Prozent. Alle Unternehmen, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, müssen die Mehrwertsteuer (= Umsatzsteuer) auf ihren Rechnungen ausweisen.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Bis zu einer Umsatzgrenze von 30.000 Euro kann auf den Vorsteuerabzug verzichtet werden. Jedes Unternehmen, das unter diese Regelung fällt, darf auf ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen (unechte Steuerbefreiung). Zusätzlich sollte auf jeder Rechnung der Zusatz „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“ angeführt werden.
Achtung! Unrichtiger Ausweis von Umsatzsteuer führt automatisch zur Verpflichtung, diese auch abzuführen.

Was ist eine Registrierkasse?
Die erste Registrierkasse stammte von James Ritty. Der Besitzer eines Saloons in Dayton, Ohio, entwickelte sie im Jahr 1879, um zu verhindern, dass seine Barkeeper ihn hintergehen. Und nur aus diesem Grund klingeln traditionelle Kassen: Der Geschäftsinhaber soll merken, wenn jemand die Schublade mit dem Geld öffnet. Die Registrierkassenpflicht verfolgt ein ganz anderes Ziel: sie verpflichtet Sie (als Unternehmer), alle Barumsätze genau zu erfassen.
Heute gibt es vier Typen von Registrierkassen. Der modernste, fortschrittlichste ist die Registrierkasse als Software (Kasse Typ 3, wie zB. asello).

Brauche ich eine physikalische Kassa? Eine Kassenlade?
Heute brauchen Sie weder eine physikalische Kassa, noch eine Kassenlade, um die Registrierkassenpflicht zu erfüllen. asello, eine Kasse vom Typ 3, ist eine reine Softwarelösung, die alle Anforderungen erfüllt.

Was ist eine E 131-Erklärung?
Eine E 131-Erklärung ist eine Beschreibung der Maßnahmen, die in einem Kassensystem gesetzt werden, um die Pflichten des § 131 BAO zu erfüllen. Diese Pflichten umfassen das elektronische Radierverbot, die Vollständigkeit der Erfassung aller Geschäftsvorfälle, die Beschreibung des Kassentyps und weitere (freiwillige) Sicherheitsmaßnahmen. Die E 131-Erklärung ist in asello hinterlegt.

Gibt es eine Zertifizierung für Kassensysteme?
Es gibt keine Möglichkeit, ein Registrierkassensystem vom Finanzamt oder Bundeministerium für Finanz zu zertifizieren. Inwieweit ein System den gesetzlichen Vorgaben entspricht, wird im Falle der einzelnen Prüfung entschieden. Unabhängig davon stellen wir Ihnen eine sogenannte E 131-Erklärung zur Verfügung. Diese beschreibt den Ablauf und die Konformität mit dem § 131 BAO.

Was ist ein geschlossenes Gesamtsystem?
Ein geschlossenes Gesamtsystem im Sinne der Registrierkassenverordnung ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit lückenloser Erfassung von Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kassa mit mindestens 30 Registrierkassen. Für diese Systeme kann eine Prüfung unter Beilage eines Gutachtens eines gerichtlich vereidigten IT-Sachverständigen beantragt werden (gilt nicht für asello).

Wo kann ich die Gesetzestexte nachlesen?
Alle Gesetze, Verordnungen und Erlässe sind im Internet Online zu finden unter: www.ris.bka.gv.at. Die Seite des Finanzministeriums wird laufend aktualisiert und gibt einen guten Überblick über das Thema: www.bmf.gv.at.
Folgende Gesetze, Verordnungen, Erlässe sind relevant für die Registrierkassenpflicht:

  • Bundesabgabenordnung (BAO)
  • Umsatzsteuergesetz (UStG)
  • Barumsatzverordnung
  • Finanzstrafgesetz
  • Kassenrichtlinie 2012 – Information über Registrierkassen und Kassensysteme
    Registrierkassensicherheitsverordnung
  • Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht